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1. RESPONSABILITÉ ÉDITORIALE

Seul le commanditaire ou donneur d’ordre, reconnu être le client, assume la responsabilité éditoriale et complète de la prestation, une fois celle-ci acceptée par lui et produite.

2. DROITS D’AUTEUR

Vocis Imago cède l’ensemble de ses droits d’auteurs sur l’enregistrement | l’événement réalisé à son client. Les modifications et adaptations éventuellement apportées par la suite à l’événement par le client sont autorisées pour autant : 

(a) qu’elles ne portent pas atteinte aux qualités morales de l’événement et/ou de sa production ; 

(b) que Vocis Imago en soit initialement informé par écrit et 

(c) que son nom, à l’exception de son propre refus, y soit mentionné. 

L’extraction et/ou la cession de la musique, de la voix off et/ou d’images et/ou de tout autre élément constitutif de l’événement pour publication, diffusion, utilisation sur d’autres supports ou dans de nouvelles productions audiovisuelles sont interdites sauf autorisation expresse de Vocis Imago et éventuels règlements de compléments de droit d’auteur ou d’image (acteur, figurant, musique,…). 

Il est toujours préférable et conseillé d’en parler anticipativement à la production de l’événement. 

Les droits musicaux relatifs aux musiques proposées et budgétisées par Vocis Imago sont inclus et leurs étendues sont clairement précisées dans l’offre remise ou, à défaut, pour l’internet, lors d’événements et en interne. Sont non incluses : les autres usages/diffusions non mentionnés dont les chaînes de télévision et de radios. Les autres sources (éventuellement musicales) non libres de droit et imposées par le client, destinées à la réalisation de l’événement et à sa diffusion publique peuvent nécessiter l’acquittement de droits d’auteur. 

Sauf mention contraire, ces frais ne sont pas inclus dans le budget et sont à la charge du client. À chaque fois que le client en aura la connaissance, il pourra en informer la société Vocis Imago qui, sur sa demande expresse, peut effectuer les démarches requises auprès des ayant droits et/ou de leurs organismes percepteurs. Les données relatives aux moyens de diffusion et à leurs étendues attendues seront alors transmises par le client à Vocis Imago. Tout manquement en matière de droit d’auteur n’engage que la responsabilité du client.

3. DROIT À L’IMAGE

Le cas échéant, Vocis Imago mettra à disposition de son client les documents nécessaires à l’obtention en bonne et due forme du droit à l’image des figurants dans l’événement (clients, personnel, fournisseurs, …) dans le cadre de cet événement et de sa plus large diffusion possible. 

Le client s’engage à tout mettre en œuvre pour présenter en temps à la signature ces (ou ses) documents auprès des personnes concernées et de tenir informé Vocis Imago des personnes qui refuseraient d’apparaître dans l’événement. À défaut et en tout autre cas de figure, Vocis Imago ne pourra être tenu responsable quant aux éventuels manquements en cette matière et à d’éventuelles plaintes émanant de figurants ou d’autres personnes et pour tout dommage qui en résulterait. 

Pour information : un droit à l’image donné dans le cadre de la réalisation d’un événement ne donne pas pour autant droit légal à son commanditaire d’en publier une ou des photos (ou des extraits de l’événement) sur d’autres supports (affichage, publication, brochure, …). 

Il est toujours préférable et conseillé d’en parler anticipativement à la production de l’événement.

4. PUBLICITÉ

Sauf mention contraire, Vocis Imago signe ses productions en générique de sortie de l’événement. Sauf mention contraire, la diffusion de l’événement, de ses extraits et la mention de productions réalisées pour le compte de clients par Vocis Imago sont explicitement acceptées par lui.

5. ASSURANCES

Dans le cadre de son activité vidéo, Vocis Imago et ses intervenants sont assurés en Responsabilité Civile, lors de ses captations et autres activités sur les lieux de ses clients et dans ses studios, en dommages corporels et matériels confondus pour un montant total de 2.500.000 €. 

Si, pour une raison ou l’autre, le client estime cette couverture insuffisante, il est de son ressort de contracter en temps et auprès de sa propre compagnie d’assurances les compléments jugés utiles. Les informations précises quant aux conditions de cette police d’assurances sont à la disposition du client sur simple demande de sa part. Ces conditions sont réputées connues et acceptées par lui.

6. BUDGÉTISATION, REMISE DE PRIX, PROLONGATIONS SPÉCIFIQUES et ANNULATION

Nos budgets sont remis à titre indicatif et sans engagement formel de notre part jusqu’à la signature du contrat définitif ou paiement de la facture d’acompte valant acceptation et engagement du client, sauf mention contraire de la durée de validité de l’offre – de 30 (ou autre nombre de) jours calendrier à dater de leur émission. 

Nos offres sont réputées confidentielles et non transmissibles. 

Tous nos prix s’entendent toujours hors TVA et autres taxes éventuelles. 

Sauf mention contraire expresse, les prolongations horaires des prestations de techniciens lors de « captations en événementiel » (réunion, conférence, spectacle, soirée, etc.) dues à des circonstances indépendantes de Vocis Imago (retard sur un programme, prolongation d’un événementiel, intempérie, etc.) – qu’elles soient dépendantes ou indépendantes de la volonté du client – seront automatiquement portées en compte au client et aux taux horaires normalement pratiqués par Vocis Imago en des circonstances équivalentes. Il est réputé inutile que Vocis Imago doive recourir à la présentation préalable d’un avenant au budget pour se prévaloir de ce droit légitime. 

Lors de prolongations horaires d’un « événement » dues au client en raison de modifications d’auteur, en raison de retard et/ou de manque de moyens apportés aux préparatifs et/ou à la mise en place de matériel, accessoires, décors,… incombant clairement au client ou en raison du retard de personnes à filmer/diffuser/enregistrer et/ou de figurants dépendants du client, les coûts de ces prolongations seront portés en compte au client aux taux horaires normalement pratiqués par Vocis Imago en des circonstances équivalentes. Le client devra toutefois en être préalablement informé par moyen écrit simple (mail, SMS, …). 

L’annulation d’une commande d’événement à moins de 30 jours de sa tenue donne lieu au règlement des frais déjà encourus pour ce dernier majoré d’un dédommagement de 40% sur le montant total de son budget. À moins de 15 jours de sa tenue, elle donne lieu au règlement des frais déjà encourus pour ce dernier majoré de 70% sur le montant total de son budget. À moins de 7 jours : 100% du montant total de son budget sera exigible.

Vocis Imago pourra se substituer toute autre personne juridique qu’elle estime apte à exécuter le contrat dans l’exécution de ses obligations. Vocis Imago est, dès à présent, autorisée à céder les créances résultant du présent contrat à un tiers.

Le contrat pourra être résolu ou résilié, le cas échéant aux torts du cocontractant, de plein droit, sans mise en demeure et sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, si le cocontractant cesse tout ou partie de son activité notamment par faillite, de faillite, concordat, liquidation, cession ou décès ; si sa personnalité juridique est modifiée, notamment par fusion, scission ; si l’exécution de ses obligations par le

cocontractant est compromise, notamment en cas de saisie, mise sous tutelle du cocontractant. La résolution ou résiliation aura également lieu de plein droit aux torts du cocontractant s’il persiste à ne pas exécuter ses obligations à l’issue d’une période de 8 jours après mise en demeure.

7. CONDITIONS DE PAIEMENT

Sauf stipulation contraire dans l’offre, nos factures sont payables au grand comptant et sans escompte avec : 

(a) – règlement d’un acompte de 50% facturé à la commande, valant confirmation de la commande par le client et réservation des équipes et 

(b) – règlement du solde facturé à la livraison de l’événement validé par le client (à valider dans un délai de 7 jours maximum), payable endéans les 30 jours, nets. 

Le règlement de la facture d’acompte vaut acceptation par le client de son exécution et de ses conditions. Il a valeur de « bon de commande » ferme. 

En cas de non-paiement à cette échéance ou à toute autre échéance prévue, de tout ou partie de la dette, l’intégralité de celle-ci devient exigible immédiatement et de plein droit. Nous nous réservons en outre le droit de suspendre tout contrat en cours ou à venir. Le non-paiement à date prévue entraîne pour le débiteur, sans mise en demeure préalable, le paiement d’une indemnité contractuelle égale à 20% de la somme due avec un minimum de 49,00 € HTVA ainsi que les frais supplémentaires concernant le retard de paiement et les dépenses en cas d’action judiciaire ceci conformément à la loi du 02/08/2002.

8. MODIFICATIONS D’AUTEUR

Toute ajout et/ou modification apportée par le client au projet initialement budgétisé : scénario, déroulé de l’action, montage, production et postproduction, ayant pour conséquence une augmentation des frais et/ou une prolongation des prestations administratives, techniques et/ou intellectuelles de Vocis Imago seront portées au compte du client aux taux horaires normalement pratiqués par Vocis Imago en des circonstances équivalentes – sauf stipulation contraire et expresse de Vocis Imago. Le client sera régulièrement informé des modifications budgétaires impliquées par ses modifications. Les retours des clients sur présentation pour validation de projet, moodboard, texte, script, storyboard, maquette, etc. s’entendent « consolidés ». En d’autres mots et sauf mention contraire expresse de Vocis Imago, des retours successifs contradictoires ou contredisant une validation précédente sont considérés comme des modifications d’auteur.

9. UTILISATION ET DIFFUSION

Bien que le matériel fourni par Vocis Imago à son client fasse l’objet des plus grands soins, le client reste tenu de vérifier préalablement et en temps la conformité du matériel livré, notamment avant son utilisation ou sa diffusion. La responsabilité de Vocis Imago en cas de manquement constaté et avéré est limitée en tout état de cause au remplacement du matériel fourni défectueux par un matériel conforme à celui commandé. En aucun cas, le client ne pourra réclamer dommage ou intérêt pour ceci.

10. ARCHIVAGE

Sauf mention contraire, les supports originaux de l’événement fini et monté sont archivés dans les locaux de Vocis Imago sans que celle-ci ne puisse pour autant en faire usage autre que celui destiné à sa propre publicité. 

Les supports ayant servi à la production (projets, fichiers sources, qu’ils soient de préproduction, de production ou de postproduction) sont quant à eux propriété exclusive de Vocis Imago et ne sont jamais transmis. Vocis Imago archive gracieusement ce matériel pour une durée maximale de 3 ans sans pour autant en assumer une quelconque responsabilité : elle ne pourra être tenue en aucun cas responsable de la perte ou de la détérioration de ces matériaux originaux archivés. Un archivage sécurisé peut être opéré par Vocis Imago sur demande expresse du client moyennant facturation complémentaire.

11. RESPONSABILITÉ INFORMATIQUE

11.1 SUPPORT

Bien que tous les fichiers informatiques livrés sur tous supports ou transmis par toute autre voie par Vocis Imago soient préalablement analysés par un programme antivirus mis à jour, aucun dédommagement de quelque nature qu’il soit ne pourra être réclamé suite à la transmission avérée de virus, de chevaux de Troie, d’espion, ou de tout autre indésirable informatique. Il en est de même pour tout incident informatique qui résulterait de l’ouverture, de la lecture, de l’usage, de la transmission, d’un fichier ou de tout autre matériel informatique livré par Vocis Imago.

11.2 CONNEXION – ÉVÉNEMENT HORS STUDIO

Le Client s’engage à fournir à Vocis Imago un accès réseau internet performant, filaire ou WIFI, non restreint sur les flux streaming, afin de transmettre le signal sur les plateformes internet. Il nommera avant l’événement une personne qui donnera tous les éléments de connexion (nom de réseau, éventuellement informations de connexion comme mot de passe, etc.) et qui sera joignable au moment de la captation pour assister la Société dans la connexion du matériel au réseau internet. En cas de service dégradé ou impossible, le Client ne pourra faire évoquer aucun préjudice et en exiger un quelconque dédommagement. Les sommes encaissées ne seront pas remboursées et l’intégralité de la Prestation prévue au devis restera due.

11.3 CONNEXION – ÉVÉNEMENT DANS NOS STUDIOS

Vocis Imago s’engage à fournir un réseau internet performant, disponible en filaire et/ou WIFI, non restreint sur les flux streaming, afin de transmettre le signal sur les plateformes internet. En cas de rupture de réseau liée à une situation exceptionnelle ne relevant pas de sa responsabilité, un basculement sur un réseau de secours filaire, limité à 50 Mb/s en upload sera mis en place. Les restrictions éventuelles en termes de puissance d’upload/download en découlant ne pourront être invoquées par le client pour l’obtention d’un dédommagement de quelque nature qu’il soit.

11.4 TRAITEMENT DES DONNÉES

Concernant les données à caractère personnel, Vocis Imago s’engage à ce que celles-ci soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Seules les données de contact de ses clients directs seront conservées par Vocis Imago pour une durée excédant celle de la production, sauf demande contraire. Lors de l’utilisation de plateformes de diffusion tierces (production live), Vocis Imago est soumis aux règlementations de la (ou des) plateforme sélectionnée pour les nécessités diverses de l’événement et ne peut en aucun cas être tenu responsable lorsque celle-ci ne tiendrait pas ses engagements. Néanmoins, Vocis Imago s’assurera de limiter la diffusion de données à son (leur) strict minimum fonctionnel, et à prévenir le client en cas de manquement soupçonné ou avéré.

12.  CIRCONSTANCES EXTRAORDINAIRES ET FORCE MAJEURE

Un cas de force majeure est un événement imprévisible et irrésistible qui résulte de circonstances extérieures aux parties et qui empêche l’exécution d’une obligation. Sont notamment considérés comme des cas de force majeure : guerre, émeute, incendie, grèves internes ou externes, lock-out, occupation des locaux d’une des parties, intempéries, tremblement de terre, inondation, dégât des eaux, restrictions légales ou gouvernementales, modifications légales ou réglementaires des formes de commercialisation, les accidents de toutes natures, maladie touchant plus de quinze (15) % du personnel de l’une des parties dans une période de deux mois consécutifs, absence de fourniture d’énergie, arrêt partiel ou total du réseau Internet et, de manière plus générale, des réseaux de télécommunications privés ou publics, blocages de routes et impossibilités d’approvisionnement et tout autre cas indépendant de la volonté expresse des parties empêchant l’exécution normale de la présente convention. 

La partie touchée par un cas de force majeure en avisera immédiatement l’autre partie par mail ou par tout autre moyen, confirmé par lettre recommandée avec accusé de réception en produisant des justificatifs. L’autre partie se réserve le droit de vérifier et de contrôler la réalité des faits. 

Dans le cas où l’une des parties invoquerait un cas de force majeure, elle mettra tout en œuvre pour réduire autant que possible les effets dommageables résultant de cette situation. Si les cas de force majeure ont une durée d’existence supérieure à trois (3) mois, le présent contrat sera résilié automatiquement, sauf accord contraire des Parties.

13. VARIATIONS – RESPONSABILITÉ

Vocis Imago s’engage à respecter les mesures sanitaires d’application. Lors d’événements dans ses locaux, toute personne refusant de se plier aux mesures sanitaires mises en place par Vocis Imago pourra s’en voir refuser l’accès. Lorsqu’une contamination au virus de la Covid19 ou tout autre virus aurait lieu à la suite d’un événement tenu dans les locaux de Vocis Imago, ni Vocis Imago ni aucune des parties ne pourra se retourner contre l’autre, leur responsabilité étant reconnue non engagée. 

Lorsque le client impose à Vocis Imago un fournisseur « sous-traitant » de son choix, Vocis Imago ne pourra être tenu responsable de la qualité des services de ce fournisseur et/ou de ses manquements portant à conséquences sur la qualité partielle ou globale de l’événement.

Vocis Imago est exonéré de toute responsabilité en cas d’obligation inexécutée, en tout ou partie, ou retardée suite à un cas de force majeure, cas fortuit ou tout autre événement indépendant de sa volonté, provoqué par l’acheteur ou par des tiers, en ce compris les interprètes, producteurs et musiciens. Sont notamment considérés comme cas de force majeure : les conflits du travail, les retards de livraison du fournisseur, les guerres, les incendies, les catastrophes naturelles, accident de la route grave durant le transport/trajet vers le lieu d’exécution du contrat, maladie grave ou décès inopiné du technicien. Vocis Imago est présumé se trouver dans un de ces cas d’exonération à charge pour le cocontractant de rapporter la preuve du contraire. Sauf disposition impérative, Vocis Imago n’est tenu à aucune indemnisation ni dommage, quelle que

soit sa nature, directe ou indirecte, prévisible ou imprévisible, en ce y compris le dommage d’exploitation ( manque à gagner, …) et les dommages aux personnes, aussi bien à l’égard du cocontractant qu’à l’égard des tiers. Toute responsabilité généralement quelconque est limitée contractuellement au montant de la facturation au client, avec un maximum de 2.000 euros inamovible et non ré-évaluable dans le temps.

14. JURIDICTION

Toute réclamation généralement quelconque doit nous parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception dans les 8 jours de la constatation du fait qui la génère, précisant la nature et la motivation des protestations, le tout à peine de forclusion. Tous nos contrats sont soumis au droit belge.

En cas de litige, seuls les tribunaux de Bruxelles, Belgique sont réputés compétents. Nous nous réservons toutefois le droit d’assigner le cocontractant sur base d’un autre critère de rattachement prévu par le Code judiciaire belge ou les Conventions Internationales.

15. VOL

Responsabilité du client : Le client est responsable de la sécurité des lieux de l’événement ainsi que de tous les équipements et matériels loués ou fournis par Vocis Imago pendant toute la durée de l’événement. Il doit prendre toutes les précautions nécessaires pour éviter le vol ou la dégradation du matériel, y compris la surveillance adéquate de ces matériels. Logement : Dans le cas où Vocis Imago fournit un hébergement au personnel pour la durée de l’événement, le client doit garantir que les logements sont sécurisés. Vocis Imago ne pourra être tenu responsable en cas de vol, de perte ou de dégradation des biens personnels du personnel de Vocis Imago pendant la durée de leur séjour.

Dommages et Pertes : En cas de vol, de perte ou de dommage survenu au matériel ou aux biens personnels, le client s’engage à informer Vocis Imago dans les plus brefs délais. Le client est tenu de rembourser toute perte ou dommage constaté(e) dans un délai de 15 jours suivant l’événement, selon la valeur de remplacement des biens perdus ou endommagés.

Assurance : Le client est encouragé à souscrire une assurance couvrant les risques de vol et de dégradation sur les lieux de l’événement. Une preuve d’assurance peut être exigée par Vocis Imago avant le début de l’événement.

16. DÉPLACEMENTS

Transport : Les frais de déplacement liés à l’exécution de l’événement, y compris les déplacements du personnel de Vocis Imago, seront à la charge du client. Les modalités de remboursement des frais de transport seront précisées dans le devis ou l’accord contractuel.

Logement :  En cas de logement fourni par le cocontractant, celui-ci devra fournir une chambre individuelle avec un lit double. La partie sanitaire de la location devra être privée et non partagée par d’autres parties.

Si cette condition n’est pas respectée, Vocis Imago se réserve le droit de rechercher un autre logement, qui sera facturé au prix coûtant au cocontractant.

En outre, le cocontractant doit s’assurer que le logement proposé est situé à proximité du lieu de l’événement afin de minimiser les temps de déplacement et d’optimiser la logistique.